การบันทึกสมุดรายวันทั่วไป

หลักการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

            ก่อนที่จะศึกษาถึงการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปนั้น ก่อนอื่นต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการบันทึกบัญชีเสียก่อน ซึ่งหลักการบันทึกบัญชีมีอยู่ด้วยกัน 2 หลักการ คือ

1.    หลักการบัญชีเดี่ยว (Single-entry book-keeping) เป็นหลักการบันทึกบัญชีอย่างง่ายเพียงแค่จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเท่านั้นเอง เช่น นาย ก.นำเงินมาลงทุน 100,000 บาท ก็บันทึกไปเลยว่า นาย ก.นำเงินมาลงทุน 100,000 บาท ซึ่งการบันทึกบัญชีแบบนี้ถึงแม้ว่าจะง่าย แต่จะไม่ให้ประโยชน์อะไรมากนัก เช่นหากเจ้าของกิจการต้องการทราบว่าจนถึงปัจจุบันกิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร ก็จะไม่สามารถทราบได้ ดังนั้นหลักการบัญชีเดี่ยวจึงเป็นหลักการบัญชีที่ไม่นิยมใช้และถือเป็นหลักการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์แบบ

2.    หลักการบันทึกบัญชีคู่ (Double-entry book-keeping) เป็นหลักการบัญชีที่สมบูรณ์แบบ และเป็นหลักการบัญชีที่ใช้กันโดยทั่วไป รวมถึงเป็นหลักการบัญชีที่ใช้ในการศึกษาวิชาบัญชีต่าง ๆ อีกด้วย ดังนั้นในหนังสือเล่มนี้จะใช้อธิบายถึงการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่เท่านั้น

หลักการบันทึกบัญชีคู่ เป็นหลักการบันทึกบัญชีที่มีหลักที่สำคัญก็คือ รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้นเมื่อทำการวิเคราะห์แล้วจะต้องนำไปบันทึกบัญชี 2 ด้านเสมอ คือ ด้านเดบิต กับด้านเครดิต

1.    ด้านเดบิต (Debit) หรือมักจะใช้ตัวย่อว่า Dr คือด้านซ้ายของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเดบิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสาการบัญชีลดลง คือ การเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ การลดลงของหนี้สิน และการลดลงของส่วนของเจ้าของ

2.    ด้านเครดิต (Credit) หรือมักจะใช้ตัวย่อว่า Cr คือด้านขวาของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเครดิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีลดลง คือ การลดลงของสินทรัพย์ การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และการเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ

สรุปหลักการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่

ด้านเดบิต	ด้านเครดิต
1. สินทรัพย์เพิ่มขึ้น	1. สินทรัพย์ลดลง
2. หนี้สินลดลง	2. หนี้สินเพิ่มขึ้น
3. ส่วนของเจ้าของลดลง	3. ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
- รายได้ลดลง	- รายได้เพิ่มขึ้น
- ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น	- ค่าใช้จ่ายลดลง

            เมื่อเข้าใจถึงหลักการบันทึกบัญชีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลักการบัญชีคู่แล้ว ต่อไปจะได้อธิบายถึงการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ในสมุดรายวันทั่วไป

รายการค้าที่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1.    รายการเปิดบัญชี (Opening Entry) เป็นการบันทึกรายการแรกในสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งอาจจะเกิดจากการที่มีการลงทุนครั้งแรก หรือเมื่อมีการเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่

2.    รายการปกติของกิจการ (Journal Entry) เป็นการบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากมีการการลงทุนหรือเริ่มระยะเวลาบัญชีใหม่แล้ว ในแต่ละวันโดยการบันทึกรายการค้าปกติของกิจการจะบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป (Posting)

            การบันทึกรายการในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือที่เรียกกันว่าการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น มีขั้นตอนดังนี้

1.    นำชื่อบัญชีที่อยู่ทางด้านเดบิตและเครดิตในสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป หากชื่อบัญชีซ้ำกันก็ให้ใช้ชื่อบัญชีเดิม แต่หากไม่ซ้ำก็ต้องเปิดบัญชีแยกประเภทขึ้นมาใหม่

2.    เขียนวันที่ ตามสมุดรายวันทั่วไปในด้านเดบิตหรือเครดิต แล้วแต่ว่าบัญชีนั้นถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านใด

3.       ช่องรายการจะใช้เขียนคำอธิบาย โดย

3.1  หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่เป็นการลงทุนใหม่ที่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์เพียงอย่างเดียวมาลงทุน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีที่อยู่ตรงกันข้าม

3.2  หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่เป็นการลงทุนใหม่แต่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์มากกว่าหนึ่งรายการและหรือนำหนี้สินมาลงทุนด้วย ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “สมุดรายวันทั่วไป”

3.3  หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่ไม่ใช่เป็นการลงทุนครั้งแรก แต่เป็นการเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ของกิจการ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา”

3.4  หากเป็นรายการค้าปกติของกิจการ ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีที่อยู่ตรงกันข้าม

4.    เขียนอ้างอิงหน้าที่ของสมุดรายวันทั่วไปที่บันทึกรายการนั้น ว่ารายการที่ผ่านมาสมุดบัญชีแยกประเภทในครั้งนี้มากจากรายการที่ได้บันทึกแล้วในสมุดรายวันหน้าที่เท่าไร ทั้งนี้เพื่อจะได้ทราบว่ารายการที่บันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นมาจากสมุดรายวันทั่วไปหน้าที่เท่าไร โดยการเขียนอ้างอิงหน้าบัญชีนั้น ให้ใช้อักษรย่อ “รว.” แทนคำว่าสมุดรายวันทั่วไป แล้วตามด้วยเลขหน้าของสมุดรายวันทั่วไป เช่น หากรายการค้านี้ผ่านมาจากสมุดรายวันทั่วไปหน้าที่ 1 ให้เขียนอ้างอิงในช่องหน้าบัญชีว่า “รว. 1”

5.    เขียนจำนวนเงินที่ปรากฎในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนให้มีจำนวนเท่ากันตามชื่อบัญชีนั้น ๆ